Командировочные расходы
Многие компании отправляют своих сотрудников в командировки, для похождения семинаров, для заключения новых контрактов, для решения проблем, связанных с деятельностью компании.
У кадровых специалистов, так же как и бухгалтеров в связи с этим возникает очень много вопросов, касающихся оформлением командировки, ее расчетом и налогообложением. Данная статья поможет вам решить эти проблемы и предоставит ответы на все ваши вопросы.
Кадровое сопровождение служебной командировки
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). В случае нахождения сотрудника в командировке за ним сохраняется его средний заработок и место его работы. Оформление командировок оговорено в в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 “О служебных командировках в пределах СССР” .
|
Стоимость: 12 000 - 15 000 руб. (все включено)
|
Согласно данной инструкции при направлении сотрудника в служебную командировку руководитель отдела, к которому относится сотрудник (его непосредственный руководитель) заполняет для него «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», в котором указывается цель командировки, задачи которые необходимо решить во время этой поездки, название компании, в которую командируется сотрудник, дата поездки. «Служебное задание» по форме № Т-10а должен утвердить руководитель компании. Затем на основании данного документа кадровиком составляется «Командировочное удостоверение» по форме № Т-10. В котором указывается название компании, город в которые командируется сотрудник, а так же непосредственно даты командировки. Согласно этим датам сотрудник делает отметку у себя в компании в отделе кадров, что он убывает в день направления в командировку, по приезду на место командирования сотрудник отмечает в отделе кадров компании дату приезда, далее в день отъезда он делает пометку выбывает из места командирования и в день прибытия на свое рабочее место в своей компании ему делает последнюю отметку-день прибытия. Все отметки должны быть подтверждены подписями и печатями должностных лиц. Обоснованность расходов, понесенных в командировке и возмещенных компанией подтверждаются соответствующими документами, в том числе командировочным удостоверением.
После оформление служебного задания и командировочного удостоверения работник идет в бухгалтерию, где ему выдают аванс на суточные расходы, на оплату проезда, оплату проживания, а так же на расходы, которые работодатель готов погасить за счет компании. Все эти нюансы можно утвердить во внутреннем локальном акте компании или в положении об оплате труда. Суточные в пределах норм, сумма которых не будет облагаться такими налогами как НДФЛ и страховые взносы установлены п.3 ст. 217 НК РФ в размере 700 рублей в сутки за время нахождения в командировке на территории РФ, 2500 рублей в сутки за время нахождения в командировке заграницей. Суточные считаются за каждый день нахождения в командировке, включая праздничные и выходные дни.
Бухгалтерский учет командировочных расходов
Командировочные расходы учитываются на 71 счете «Расчеты с подотчетными лицами” (План счетов бухгалтерского учета ФХД организации, утвержденный Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н). Все расходы, понесенные и документально подтвержденные учитываются по Кт счета 71. Выдача под авансовых средств выдается сотруднику, только в случае полного отчета и возврата не потраченных средств по предыдущей командировке. По приезде из командировки командировочное лицо должно в течении 3 дней отчитаться перед бухгалтерской службой за авансовые деньги, а так же понесенные расходы. Для этого он самостоятельно составляет авансовый отчет с приложениями всех чеков, билетов, счетов и актов, а так же прикладывает командировочное удостоверение.
Бывают случаи, когда сотруднику пришлось потратить больше средств, чем ему выдали в кассе компании. В таком случае компания обязана возместить ему данную сумму через кассу или банк на его личный счет. Если же сотрудник потратил меньше, чем ему выдали под отчет, то разницу он должен вернуть в кассу бухгалтерии. Если в течении 1 месяца данная сумма от такого сотрудника не поступила, то бухгалтерия по согласованию с руководителем и сотрудником имеют право удержать ее из заработной платы сотрудника. Но в данном случае необходимо иметь в виду, тот факт что сумма удержаний не должна быть более 20% от суммы заработной платы или 50% от этой же суммы, если на сотруднике уже имеются 2 или более исполнительных документа. Если же вам не удалось получить согласие сотрудника, то вы сможете решить эту проблему в судебном порядке.
В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:
Д-т сч. 94 К-т сч. 71 — отражены невозвращенные денежные средства в установленные сроки
Д-т сч. 70 К-т сч. 94 — удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в установленные сроки денежные средства
Д-т сч. 73 К-т сч. 94 — взысканы невозвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.
Налогообложение командировочных расходов
Ндс, который выделен в счетах за услуги проживания в гостинице можно принять к вычету, если на данный счет выдана счет-фактура и имеется кассовый чек, в котом НДС выделен отдельной строкой или на основании бланков строгой отчетности. При чем специально для гостиниц Минфин разработал бланки строгой отчетности (Приказ Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121). Этими документами являются счет № 3-Г или № 3-ГМ. Если при приобретении электронного авиабилета до места командировки и обратно отдельной строкой выделен НДС, то его так же можно учесть к вычету. Данный ответ предоставил нам Минфин РФ Письмом от 10 января 2013 г. N 03-07-11/01.
Налоговый учет командировочных расходов по налогу на прибыль регулируется статьей 25 НК РФ. Для того, чтобы принять все эти расходы для исчисления налога на прибыль необходимо, чтобы они все отвечали определенным требованиям, а именно были экономически обоснованные, документально подтвержденные, а так же произведены для целей повышения бизнеса компании. Расходы, связанные с командировкой относятся к прочим расходам и относятся ко времени утверждения авансового отчета.
